OneDrive, SharePoint et Teams créent automatiquement des versions des documents modifiés. Le mécanisme est utile, il sécurise le travail collaboratif. Il a aussi un effet caché majeur sur le volume de stockage : sur le panel Gr33t de 15 000 utilisateurs Microsoft 365, les fichiers bureautiques représentent 2% du stockage apparent, mais leurs versions cumulées occupent 75% du volume réel de OneDrive.
Comment fonctionne le versionnement automatique
Chaque modification d’un fichier Word, Excel ou PowerPoint déclenche la création d’une nouvelle version. Le mécanisme permet de revenir en arrière dans l’historique du document, et lorsque l’on travaille à plusieurs, il garantit de retrouver sa contribution quelles que soient les modifications futures apportées par d’autres. C’est une assurance précieuse.
Le problème est que chaque version constitue un fichier à part entière, avec un volume équivalent à celui de la version active. Dix versions d’un fichier de 5 Mo occupent 50 Mo. Cent versions occupent 500 Mo. Et Microsoft conserve jusqu’à 500 versions par fichier par défaut. L’administrateur de la plateforme peut configurer ce maximum, mais sans pouvoir descendre en dessous de 100 versions.
Un angle mort des bilans de stockage
L’effet cumulé est massif. Les fichiers bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), qui représentent 2% du nombre de fichiers, occupent en réalité 75% du volume OneDrive une fois leurs versions comptabilisées. Un téraoctet apparent de stockage peut en pratique peser 1,75 To une fois les versions intégrées.
Les modifications mineures, parfois sans intérêt, génèrent automatiquement des versions. Une simple correction de typo, un changement de mise en forme, une mise à jour de date crée une nouvelle version stockée, indexée, dupliquée selon les règles de réplication Microsoft. Personne ne voit ce volume s’accumuler. Tout le monde paye sa croissance, en énergie comme en coût d’abonnement.
Le levier de réduction
L’identification manuelle des fichiers les plus versionnés dans OneDrive, SharePoint ou Teams se fait en allant sur chaque fichier individuellement, ce qui n’est pas tenable à grande échelle. Gr33t croise pour chaque document trois critères qui qualifient les candidats à la purge : le nombre de versions, le volume cumulé, et la durée d’inactivité. L’utilisateur identifie ainsi en quelques minutes les dizaines de fichiers qui concentrent l’essentiel du volume superflu, et les nettoie en quelques clics sans risque de perdre une contribution active.
Le geste est invisible à l’usage et libère un volume considérable. Sur les patrimoines documentaires que Gr33t accompagne, la suppression ciblée des versions superflues représente souvent la plus grande part des gains de stockage réalisés dans les premières semaines d’une démarche Digital Cleanup.
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