Les documents stockés inutilement dans OneDrive, SharePoint ou Teams consomment de l’énergie et émettent, pour cette raison, du CO2 : 732 kgCO2e par téraoctet et par an. Réduire ces gaspillages peut devenir fastidieux si l’on s’y prend mal. Adopter une stratégie ciblée permet d’agir plus efficacement et de produire des gains rapides.
Stratégie 1, identifier les fichiers vidéos et images
Les images et surtout les vidéos occupent des volumes considérables. En dehors des classiques fichiers téléchargés à titre personnel, l’entreprise génère ses propres contenus volumineux : enregistrements de webinaires, sessions de formation, et plus banalement enregistrements de réunions.
Une heure d’enregistrement Teams génère un fichier d’environ 150 Mo. À l’échelle d’une direction qui multiplie les visios enregistrées, l’accumulation est rapide. La plupart de ces enregistrements ne sont jamais consultés au-delà des deux premières semaines.
Si l’enregistrement a vocation à être un support de partage de connaissance, mieux vaut le déplacer dans un espace Knowledge Management organisé, où un maximum de collaborateurs pourra le retrouver. Les autres enregistrements méritent d’être supprimés au bout d’un délai à définir collectivement (par exemple 30 ou 60 jours).
Astuce pratique pour identifier les vidéos dans OneDrive : dans la vue « Mes fichiers », le tri par format n’est pas accessible directement. En lançant une recherche avec l’astérisque *, le résultat sur l’ensemble des fichiers apparaît avec des fonctions de tri activées. Il suffit alors de sélectionner le format « vidéos » pour faire ressortir l’ensemble.
Stratégie 2, identifier les fichiers les plus volumineux
Commencer par supprimer les fichiers les plus volumineux relève du bon sens. C’est la stratégie la plus accessible et celle qui produit des gains visibles rapidement.
Astuce pratique : pour afficher la liste des fichiers les plus volumineux sans naviguer dans chaque dossier, cliquez sur la valeur du stockage affichée en bas à gauche de l’écran OneDrive. La vue qui s’ouvre liste les fichiers du plus gros au plus petit.
Cette stratégie a cependant ses limites : 90% des fichiers sont de petite taille. Le poids cumulé du long tail dépasse souvent celui des quelques fichiers volumineux. Cibler uniquement les gros fichiers laisse une part importante du volume hors de portée.
Stratégie 3, identifier les dossiers zombies
La stratégie la plus efficace combine plusieurs critères pour cibler le nettoyage là où il a le plus d’impact. C’est l’angle de Gr33t : analyser les activités Microsoft 365 ou Google Workspace pour fournir à chacun une interface qui évalue son empreinte CO2 et propose des actions ciblées.
La fonction d’aide au nettoyage facilite la réduction des gaspillages en croisant deux critères principaux : la durée d’inactivité d’un dossier et de son contenu, et le volume de données qu’il représente. Le résultat est une cartographie qui aide à cibler ses actions : les zones dormantes, les espaces où plus personne ne va depuis 12 mois ou plus, sont les premières candidates à un archivage ou une suppression.
Ces dossiers zombies représentent souvent une part disproportionnée du volume total. Quelques heures consacrées à les traiter, en équipe ou individuellement, libèrent un volume significatif qui ne sera pas reconquis par la croissance naturelle des usages.
Au-delà du Digital Cleanup ponctuel
Une démarche de nettoyage produit ses meilleurs effets quand elle est régulière et outillée, pas quand elle reste un événement isolé. Un Digital Cleanup annuel mobilise mais retombe. Une démarche structurée, qui rend l’empreinte individuelle visible en permanence et qui ritualise les revues collectives, installe durablement la sobriété dans le quotidien.
C’est ce que Gr33t Numérique Responsable propose à l’échelle de l’organisation : objectiver, gamifier, animer dans la durée, et mobiliser 100% des collaborateurs autour d’un effort utile à tous.
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