Quelle stratégie adopter pour nettoyer ses fichiers dans OneDrive ?
Les documents stockés inutilement dans OneDrive, Sharepoint ou Teams consomment de l’énergie et émettent pour cette raison, du CO2 : 732 kgCO2e / To / an.
Réduire les gaspillages peut devenir fastidieux. Adopter la bonne stratégie permet d’agir plus efficacement.
Identifier les fichiers vidéos et images
Les images et surtout les vidéos occupent des volumes important. En dehors des classiques films téléchargés, dans l’entreprise, les enregistrements des wébinaires, sessions de formation ou tout simplement des réunions génèrent des contenus dont la durée d’intéret est souvent courte. Si le replay a vocation de partage de connaissance, vaut mieux le conserver dans un espace KM organisé à cet effet pour qu’un maximum puisse le retrouver facilement.
Une heure d’enregistrement de visio Teams génère un fichier d’environ 150 Mo.
Voici une petite astuce pour identifier les vidéos dans OneDrive :
Lorsque vous ouvrez la vue “mes fichiers” il n’est pas possible de trier les fichiers par format.
En recherchant “*”, le résultat de la recherche sur l’ensemble des fichiers apparait avec des fonctions de tri ;)
Sélectionner le format “vidéos” et le tour est joué !
Identifier les fichiers les plus volumineux
L’idée de commencer par supprimer les fichiers les plus volumineux est du bon sens. Petite astuce pour afficher la liste des fichiers les plus volumineux sans aller dans chaque dossier :
Cliquer sur le valeur du stockage en bas à gauche de l’écran.
Pour autant cette stratégie a ses limites car 90% des fichiers sont de petites tailles. Ci-dessous la répartition des fichiers en fonction de leur taille réalisée à partir de notre panel de 15 000 utilisateurs.
Utiliser Gr33t pour identifier les dossiers “zombies”
Gr33t est une application qui analyse vos activités Microsoft 365 ou Google Workspace et fournit à chacun une interface pour évaluer ses émissions CO2 et des conseils pour améliorer ses pratiques de travail. La fonction d’aide au nettoyage vise à faciliter l’étape de réduction des gaspillages. L’analyse des critères “durée d’inactivité du dossier et de son contenu” et “volume de données” permet de fournir une cartographie et d’aider à cibler ses actions de nettoyage.
