Le volume caché des versions de fichiers dans Microsoft 365

OneDrive, Sharepoint ou Teams créent automatiquement des versions des documents modifiés. Ce mécanisme permet de revenir en arrière dans l’historique du document. Lorsqu’on travaille à plusieurs, c’est aussi une assurance de retrouver sa contribution quelque soit les modifications futures apportées par d’autres.

Chaque version constitue un fichier à part entière, avec un volume égal. 10 versions vont occuper 10 fois l’espace consommé par la version active. Nous avons constaté que les fichiers bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) qui représentent 2% du stockage de notre panel de 15 000 utilisateurs, occupent un volume représentant les 3/4 du stockage OneDrive.

Pour autant les modifications mineures, sans intérêt, génèrent automatiquement des versions. Par défaut, Microsoft conserve jusqu’à 500 versions pour chaque fichier. L’administrateur de la plateforme peut configurer le nombre maximum de versions conservées sans pour autant descendre en dessous de 100 versions.

L’identification des fichiers les plus versionnés dans OneDrive, Sharepoint ou Teams se fait en allant sur chaque fichier… Avec Gr33t, l’utilisateur identifie ses fichiers combinant le ratio “nombre de versions”, volume et inactivité.