Comment mobiliser sur son Digital Cleanup à l'ère de l'IA générative
Tous les conseils pour réussir l'animation d'un Digital Cleanup en entreprise : convaincre les sponsors, engager les collaborateurs, mesurer les suppressions, calculer les émissions CO2 économisées et répondre aux sceptiques.
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Émissions Cloud M365 en 3 ans
732
gCO2e / Go / an de stockage Cloud
43 %
des salariés se sentent concernés (Ipsos/Lecko)
1
Convaincre les sponsors : les 8 leviers d'action
Le Digital Cleanup n'est pas un simple nettoyage de printemps numérique. C'est une démarche structurée qui s'articule autour de trois objectifs progressifs : réduire les gaspillages, sortir de l'email pour collaborer, et gérer les espaces communs. Pour embarquer un sponsor, il faut articuler l'initiative à ses priorités : engagement RSE, efficacité opérationnelle et adoption des outils Microsoft 365.
Les 3 étapes vers un Numérique Responsable au quotidien — Source : Manuel Digital Cleanup Gr33t
Voici les 8 leviers à présenter à votre sponsor pour transformer le Digital Cleanup en démarche durable :
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Vision
Donner du sens
Motiver l'objectif d'adopter des pratiques numériques plus responsables, renforcer la nécessité de changer par les métriques, inspirer de meilleures pratiques de travail.
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Engagement
Embarquer ses collègues
Lancer une première action de réduction des gaspillages. L'identification des dossiers inactifs sur OneDrive facilite le passage à l'action.
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Résultat
Obtenir une première victoire
Lancer un défi avec un objectif mesurable : supprimer 1 000 mails avec pièce jointe, limiter l'envoi de PJ internes durant 1 semaine, supprimer 100 Mo d'images sur OneDrive.
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Pédagogie
Être pédagogue
Expliquer l'impact environnemental du numérique, montrer comment travailler différemment. Les formules de calcul CO2 rendent le sujet concret.
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Motivation
Valoriser les progrès
Mettre en avant les collaborateurs qui réduisent leurs émissions. L'engagement à changer ses habitudes compte plus que la quantité de CO2 économisée.
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Gouvernance
Recruter un sponsor
Associer un top manager à la démarche, articuler l'initiative à ses priorités, obtenir son quitus puis son soutien pour encourager chacun à agir.
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Relais
Recruter des ambassadeurs
Proposer à chacun d'organiser des présentations au sein des équipes, organiser des défis Digital Cleanup entre les entités de l'entreprise.
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Collectif
Agir sur les pratiques des équipes
Les pratiques individuelles sont tributaires de celles des autres. En agissant à l'échelle de l'équipe, le changement est plus efficace.
Créer un levier de transformation avec la data de l'environnement de travail — Source : Manuel Digital Cleanup Gr33t
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Mobiliser les collaborateurs : de la sensibilisation à l'action
94 % des Français considèrent le changement climatique comme un problème majeur. Pourtant, seuls 43 % des salariés se sentent concernés par l'approche environnementale de leur entreprise (enquête Ipsos/Lecko, janvier 2023, panel de 1 000 salariés d'entreprises de plus de 500 personnes). Le Digital Cleanup est une opportunité de combler cet écart en rendant l'action individuelle concrète et mesurable.
Source : Ipsos / Le Parisien, février 2022Source : Enquête Ipsos / Lecko, janvier 2023
Structurer la mobilisation en 4 temps
Temps 1 — Sensibiliser. Expliquer l'empreinte environnementale des usages numériques avec les données concrètes de ce guide. Montrer que les émissions Cloud M365 ont été multipliées par 4 en 3 ans (analyse de 15 000 utilisateurs). Utiliser les formules de calcul pour rendre les choses tangibles.
Temps 2 — Lancer un défi. Proposer un objectif mesurable et limité dans le temps : une semaine sans pièce jointe en interne, un nettoyage ciblé des dossiers inactifs OneDrive, ou la suppression de 1 000 mails par participant. Le levier de gamification (badges, leaderboard) renforce l'engagement.
Temps 3 — Rendre visible les progrès. Publier les résultats collectifs, valoriser les équipes les plus engagées. Un classement par direction ou par site crée une émulation positive.
Temps 4 — Pérenniser. Au-delà de l'événement annuel, maintenir des indicateurs de suivi mensuels. Former des ambassadeurs internes qui relaient la démarche au fil de l'année et proposent de nouvelles itérations.
Interface Gr33t : émissions CO2, stockage et cartographie OneDrive pour chaque collaborateur — Source : Gr33tÉmissions mensuelles multipliées par 4 en 3 ans — Analyse de 15 000 utilisateurs Microsoft 365 — Source : Gr33t
3
Comment mesurer les suppressions ?
Le principal défi d'un Digital Cleanup est la mesurabilité. Sans données avant/après, impossible de valoriser l'effort collectif. Voici les approches concrètes pour y parvenir.
La difficulté de la mesure
Le digital cleanup confronte l'entreprise à la difficulté de mesurer les suppressions réalisées par chaque utilisateur. Les outils natifs de Microsoft 365 ne fournissent pas de suivi individuel de l'évolution du stockage dans le temps. Il faut donc mettre en place un dispositif de mesure dédié.
5 méthodes complémentaires
Méthode
Principe
Limites & prérequis
1Avant / Après
Relever le volume total de stockage par service M365 (OneDrive, Exchange, SharePoint) avant le Digital Cleanup, puis mesurer la différence après. Agréger par direction ou par site pour créer un classement.
warningLe relevé doit être anticipé : Microsoft n'historise pas les volumes de stockage.
warningLa différence mesure le solde net (ajouts − suppressions), pas uniquement les suppressions.
warningLes données admin Microsoft sont actualisées avec un décalage de 24 à 72 h.
2Cartographie des dossiers inactifs
Identifier les dossiers contenant le plus de documents, classés par durée d'inactivité (actif, 3-6 mois, 6-12 mois, +12 mois). Cibler les suppressions sur les dossiers les plus anciens et les plus volumineux.
warningNécessite un outil tiers (Gr33t, scripts PowerShell) : l'admin M365 ne fournit pas le détail par dossier et par ancienneté.
3Suivi continu avec indicateurs
Mettre en place un suivi mensuel de l'évolution du stockage par utilisateur. Rendre visible les progrès avec des indicateurs ou de la gamification pour créer un levier de motivation durable.
warningRequiert une collecte régulière et historisée, à mettre en place avant le premier Digital Cleanup.
4Isoler avant de supprimer
Côté utilisateur : déplacer les fichiers ciblés dans un dossier temporaire « _À_supprimer », relever son volume, puis le vider. Chaque collaborateur mesure précisément le poids de ce qu'il supprime.
check_circleAucun outil tiers, mesure réelle des suppressions (pas un solde net), geste concret et valorisable.
warningL'entreprise doit consolider l'information auprès des collaborateurs (formulaire, canal dédié).
5Utiliser Gr33t
Gr33t informe des suppressions effectives réalisées par chaque utilisateur, chaque jour. Gr33t cartographie les espaces de stockage et identifie les données non‑utilisées.
warningSolution tierce à installer.
grid_view
Treemap Gr33t : cartographie des dossiers OneDrive classés par durée d'inactivité et volume
📄 Manuel p.26 — img-06-treemap-onedrive
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Comment calculer les émissions CO2 économisées ?
Notre environnement numérique de travail a basculé dans le Cloud. La fabrication, l'exploitation et le renouvellement des data centers et de l'infrastructure réseau consomment de l'énergie, dont la production émet des gaz à effet de serre. Deux facteurs d'émissions permettent d'évaluer l'impact de nos actions :
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gCO2e / Go / an Stockage
5
gCO2e / Go Flux (transfert)
Ces facteurs sont issus de l'étude de l'Agence fédérale allemande de l'environnement (2021) sur le cycle de vie des infrastructures Cloud, croisée avec les données de réplication Microsoft (1 To utile est répliqué 3 fois). Pour la France, le facteur de flux tient compte du mix énergétique national (5 gCO2e/Go, soit -86 % de la médiane européenne de 32 gCO2e/Go).
L'empreinte environnementale de nos usages numériques : la partie immergée de l'iceberg — Source : Manuel Digital Cleanup Gr33t
Formules de calcul par service
Email
Les émissions d'un email sont principalement liées au stockage des pièces jointes, qui sont dupliquées dans la boîte de chaque destinataire et de l'émetteur.
Émissions CO2 d'un email
(Nb de destinataires + 1) × 0,732 gCO2e × taille de la pièce jointe en Mo
Exemple : 1 mail avec une PJ de 1 Mo envoyé à 4 personnes → 5 × 0,732 = 3,66 gCO2e / an si les boîtes ne sont pas nettoyées.
Chat Teams
Contrairement au mail, la discussion est hébergée sur un seul serveur. Les pièces jointes sont enregistrées dans le OneDrive de l'utilisateur. L'impact dépend principalement du volume stocké, peu importe le nombre de destinataires.
Émissions CO2 d'un chat
0,732 gCO2e / an × taille de la pièce jointe en Mo
Stockage OneDrive, SharePoint, Teams
Émissions CO2 du stockage
732 gCO2e / Go / an (chaque Go conservé 1 an)
Chaque ajout ou téléchargement émet en supplément 5 gCO2e / Go de flux.
L'impact caché des versions
Lorsqu'un document est modifié, Microsoft 365 crée automatiquement une nouvelle version complète. Le nombre minimum de versions est 100. Un document affiché à 10 Mo occupe en réalité jusqu'à 1 Go d'espace de stockage réel.
Émissions CO2 d'un fichier versionné
∑ 732 gCO2e / an × Volume de chaque version
Visio-conférence
Émissions CO2 d'une visio
0,36 gCO2e / min / participant avec la webcam
Sans webcam, la consommation est divisée par 25.
Copilot et l'IA générative
L'impact des usages de Copilot est encore difficile à évaluer précisément. Les premières estimations situent les émissions entre 10 et 100 gCO2e par génération de texte, selon le modèle et la nature de la sollicitation. Une heure de réunion transcrite représente plus de 10 pages de texte généré.
Email vs Teams : l'exemple chiffré
Prenons 5 personnes qui travaillent sur un rapport et doivent l'échanger 3 fois pour le finaliser :
Critère
Via Email
Via Teams
Copies du rapport
5 × 3 = 15 copies
3 versions
Ratio d'émissions
×5
×1 (référence)
Centralisation des échanges
Dispersés dans 5 boîtes
Discussions dans le document
Dans cet exemple, collaborer dans Teams produit 5 fois moins d'émissions que la même collaboration par email.
Chaque animateur de Digital Cleanup sera confronté à des résistances, parfois légitimes. Voici les 11 objections les plus fréquentes et les arguments factuels pour y répondre avec pédagogie.
1
Supprimer des mails, ça ne sert à rien face au changement climatique
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Le stockage Cloud émet 732 gCO2e par Go et par an, et les pièces jointes sont dupliquées pour chaque destinataire. À l'échelle de milliers de collaborateurs, les volumes deviennent significatifs.
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Les émissions Cloud des usages M365 ont été multipliées par 4 en 3 ans (analyse de 15 000 utilisateurs). L'inaction collective entretient cette trajectoire.
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Le Digital Cleanup est une porte d'entrée : l'objectif est d'inspirer de meilleures pratiques de travail au quotidien, pas juste de supprimer des fichiers une fois par an.
2
L'IA et Copilot vont optimiser tout ça automatiquement
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Au contraire, Copilot ajoute une couche d'émissions : 10 à 100 gCO2e par génération de texte, et une heure de réunion transcrite représente plus de 10 pages de contenu stocké.
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L'IA ne supprime pas les fichiers obsolètes ni ne réduit les pièces jointes envoyées par mail. Elle génère même davantage de contenus à stocker.
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Le vrai gain de Copilot est de repenser les réunions (libérer des participants, réduire la durée) — mais cela nécessite un changement de pratiques, pas juste un outil.
3
Avec l'IA générative, les émissions CO2 explosent et rendent les efforts sur les stockages vains
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Refuser de gaspiller est un état d'esprit. Questionner ses pratiques pour adopter des usages efficaces et optimaux du point de vue de leur impact vaut pour les usages historiques comme pour leur évolution avec l'IA.
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L'explosion des émissions liées à l'IA générative (10 à 100 gCO2e par requête Copilot) renforce la nécessité de maîtriser les autres postes d'émissions, pas de les abandonner. Chaque Go de stockage évité libère de la marge pour les usages à forte valeur ajoutée.
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C'est précisément parce que l'IA va amplifier les volumes de contenus générés et stockés qu'il faut dès maintenant ancrer une culture de sobriété numérique. Les bonnes pratiques acquises sur le stockage s'appliquent directement aux contenus produits par l'IA.
4
Je n'ai pas le temps, j'ai des priorités business
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La surcharge numérique (saturation des canaux, émiettement de l'information) est justement un frein à la productivité. Le Digital Cleanup est une occasion de mieux s'organiser.
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Un défi ciblé prend 15 minutes : supprimer 1 000 mails avec pièce jointe, ou nettoyer 100 Mo sur OneDrive. La cartographie des dossiers inactifs permet d'aller droit au but.
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Seuls 43 % des salariés se sentent concernés par la démarche environnementale de leur entreprise. Le Digital Cleanup est aussi un enjeu d'engagement collaborateur.
5
Mon stockage OneDrive est illimité, pourquoi m'en soucier ?
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L'absence de limite visible ne signifie pas l'absence d'impact. Chaque Go stocké consomme de l'énergie en continu dans des data centers réfrigérés et répliqués 3 fois.
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La synchronisation OneDrive avec le disque dur multiplie les flux automatiques à chaque modification. Un usage non maîtrisé peut générer jusqu'à 50 fois plus de consommation qu'un usage raisonné.
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Les versions automatiques de Microsoft 365 (minimum 100 par fichier) font qu'un document de 10 Mo occupe en réalité jusqu'à 1 Go d'espace.
6
Le vrai problème c'est le transport et l'industrie, pas nos mails
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Un quart des émissions carbone d'un poste de travail proviennent des usages Cloud (120 kgCO2e sur 4 ans). Ce n'est pas un ordre de grandeur négligeable.
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Le numérique responsable est un des rares leviers sur lequel chaque salarié peut agir concrètement, à son échelle, chaque jour au travail.
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Multiplié par des dizaines de milliers de collaborateurs sur 365 jours, l'impact agrégé devient structurel. Et les usages émergents (IA générative) tracent la trajectoire des émissions de demain.
7
On a déjà fait un Digital Cleanup l'an dernier, c'est fait
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Les émissions augmentent chaque année avec l'intensification des usages. Un nettoyage ponctuel est effacé en quelques mois par les nouveaux fichiers accumulés.
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L'objectif n'est pas l'événement annuel mais une démarche de progrès continu : passer de « réduire les gaspillages » à « sortir du mail pour collaborer » puis « gérer les espaces communs ».
8
Je ne veux pas qu'on surveille mes usages
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Seules les données d'activité brutes (volumes, fréquences) sont utilisées pour générer des indicateurs agrégés. Aucun accès au contenu des fichiers ni des messages.
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L'architecture hybride garantit que l'extraction et l'anonymisation se font sur l'infrastructure de l'entreprise, en conformité RGPD.
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L'objectif est de rendre visible les progrès collectifs, pas de créer un contrôle individuel. L'engagement volontaire et la valorisation des efforts comptent plus que le suivi chiffré.
9
Couper la webcam en réunion serait plus efficace que supprimer des fichiers
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La visio avec webcam émet 0,36 gCO2e/min/participant (÷25 sans webcam). Mais couper la webcam dégrade la qualité des échanges et l'engagement. Ce n'est pas la bonne approche.
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Le levier le plus puissant sur les réunions est de réduire leur durée et le nombre de participants. C'est un changement de pratique managériale, pas un réglage technique.
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Les deux approches ne s'opposent pas : le stockage a un impact permanent (24h/24, 365j/an), les flux de visio n'émettent que pendant la réunion.
10
Notre DSI gère déjà l'empreinte carbone avec le dashboard Microsoft
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Le Sustainability Dashboard de Microsoft mesure l'infrastructure Azure, pas les pratiques individuelles des collaborateurs sur M365.
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La force du Digital Cleanup est d'engager chaque collaborateur comme acteur du changement, pas de produire un reporting descendant déconnecté du quotidien.
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La donnée d'usage permet un accompagnement ciblé : identifier les équipes les plus émettrices, proposer des alternatives concrètes, et mesurer l'adoption de nouvelles pratiques dans la durée.
11
Collaborer dans Teams au lieu du mail, c'est juste déplacer le problème
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L'exemple est parlant : 5 personnes échangeant un rapport 3 fois génèrent 15 copies par mail, contre 3 versions dans Teams. C'est 5 fois moins d'émissions CO2.
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Au-delà du CO2, travailler dans un document partagé centralise les échanges, évite l'émiettement de l'information et fait gagner en efficacité collective.
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Le sujet n'est pas « mail vs Teams » mais l'utilisation du bon outil pour le bon usage : le mail pour la communication one-to-few, Teams pour la collaboration sur des livrables.
6
Améliorer ses usages M365 : les bonnes pratiques
Au-delà du nettoyage, le Digital Cleanup est l'occasion d'adopter des pratiques plus efficaces et plus responsables sur l'ensemble de l'environnement Microsoft 365.
cloud OneDrive
Configurer la synchronisation sur un dossier parent dédié aux documents de travail. Enregistrer les téléchargements (vidéos, documents temporaires) dans un dossier non synchronisé.
eco Réduire les gaspillages de ressources
mail Email
Recentrer l'usage du mail sur la communication (de un vers quelques-uns). Basculer la collaboration dans Teams. Utiliser les canaux pour diffuser l'information.
eco Fédérer l'information sur un espace de référence
chat Chat Teams
Privilégier les canaux d'équipes Teams pour les échanges asynchrones. Recentrer le chat pour les situations d'urgence ou l'informel avec ses proches.
eco Permettre à chacun d'organiser son temps
videocam Visio-conférence
Garder la webcam allumée pour des réunions de qualité, mais réduire leur durée et le nombre de participants. Questionner la nécessité de chaque invitation.
eco Réduction du temps en réunion
folder_shared Espace documentaire
Gérer les bibliothèques avec des règles d'organisation et de nommage qui permettent à chacun de trouver l'information sans la dupliquer.
eco Consolidation de l'information émiettée
hub Espace collaboratif
Organiser les activités avec les canaux, co-éditer et discuter au sein des documents pour mieux structurer les collaborations.
eco Chacun tire l'information quand il le décide
history Gestion des versions
Pour les fichiers très versionnés, le plus simple est de copier le fichier et supprimer l'original (qui contient les multiples versions historiques).
eco Réduire sa consommation d'espace
auto_awesome Copilot
Utiliser la transcription pour repenser les réunions : libérer certains de leur présence et réduire la durée. Les gains de productivité passent par le questionnement des pratiques.
eco Exploiter les apports effectifs de l'IA
Émission carbone du poste de travail : 1/4 des émissions proviennent des usages Cloud — Source : Manuel Digital Cleanup Gr33t
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